28 Octubre 2015

¿Si cada minuto de nuestras vidas tuviese un valor monetario, no trataríamos de ser productivos a cada momento? La vida misma es un proyecto, a nivel laboral, familiar y personal. ¿Por qué no encararla como tal y hacerla valer cada segundo?, al final, el tiempo es oro.

 


 

Hoy en día estamos bajo la presión de ser productivos en todo momento y que cada uno de nuestros procesos y acciones se encuentre optimizados. Sin embargo, los quehaceres también aumentan dificultando hacer todos con un alto nivel de excelencia. Entre las responsabilidades personales y las laborales son cada vez más, pero el día sigue teniendo 24 horas. 

Ante este panorama, la gestión de proyectos se vuelve en un proceso indispensable, en particular en las organizaciones, para optimizar los equipos de trabajo y conseguir resultados excepcionales en tiempos limitados.

La gestión de proyectos gira alrededor de tres ejes primordiales:  una meta u objetivo, tiempo limitado para cumplirlo y un presupuesto que no se debe superar. Luego suma la habilidad de ver más allá del ahora. Centrarse en la planificación, en la distribución de tareas y su supervisión para alcanzar  el cometido.

Pareciera por momentos que se trata tan solo de una actitud de liderazgo pero en sí la gestión de proyectos involucra muchos factores que enriquecen no solo al puesto en sí, si no al gerente de proyectos. La gestión es además aplicable a todo tipo de labores, lo que cambia es la meta, pero no las prácticas para alcanzarlas.

 

Factores claves de la gestión de proyectos

 

Planificar

La planificacion es base en la getion de proyectosLa planificación se basa en ver más allá de lo cotidiano. ¿Qué debo hacer para alcanzar mi objetivo? Es tarea del Project Manager, llevar a cabo esta etapa.

Tener una calendario de pautas a cumplir y objetivos que se deben alcanzar en determinado plazo puede ser de gran ayuda. Cada detalle, cada pequeña tarea, cuenta y es importante para el alcance de los objetivos.

Las tareas deben prepararse alrededor de la tripleta objetivo-tiempo-presupuesto. En función de ello se dividirán y asignarán a un reponsable con quién se manejará una agenda individual que coordine dentro del calendario global.

Siempre se tendrán a cargo subgrupos o profesionales que serán quienes tendrán a cargo las tareas. Planificar va de la mano con delegar.

Durante la planificación el Project Manager, o líder de proyecto, podría valerse de un software de gestión de proyectos. La finalidad del software, es facilitar el manejo de tiempos y permitir la carga de tareas en un mismo lugar, para poder así supervisarlos fácilmente.

 

Gestionar recursos


¿Cuáles son mis recursos? Con recursos nos referimos, lógicamente a dinero, pero también se refiere al recurso humano que tenemos disponible y que es fundamental para alcanzar nuestro objetivo y los medios tecnológicos o no, imprescindibles para el desarrollo de las tareas. 

¿Necesitamos contratar a un tercero para elaborar alguna tarea o tenemos de manera interna todo el capital humano para llevarlo a cabo?

La gestión de recursos se trata de saber cómo invertiré cada uno de estos recursos en las tareas planificadas, a fin de poder alcanzar mi meta.

 

El tiempo es oro

Seguimiento de tiempos

El movimiento no siempre es sinónimo de avance. Tras el inicio del proyecto se debe hacer un seguimiento del tiempo que está llevando finalizar las tareas y que estas se encuentren bajo el tiempo estipulado en la etapa de planificación.


Recordemos que el tiempo es dinero y que es un recurso limitado e irrecuperable.

 

Realizar entregables


¿Imaginas que termines tus recursos tiempo-dinero y no hayas alcanzado tu objetivo? Esto ocurre y más de lo que debería. Y los entregables evitarán que esto ocurra.

Los entregables son entregas de hitos importantes que deberán realizar los responsables de cada tarea. Su naturaleza es variada según la tarea. Puede ser la fotografía de un predio para una mudanza de la empresa, pruebas prelimininares de un sistema o un estudio de mercado.

 

Estas entregas permiten al Project Manager hacer un seguimiento del avance del proyecto y detectar problemas en el desarrollo del mismo. No es igual conseguir una falla en medio del proyecto que darse cuenta de la falla cuando el proyecto culminó.

Cada entrega permite al gerente de proyecto, reorganizar tareas o recursos humanos si fuese necesario. Y le permiten hacer un seguimiento del avance. Un entregable también puede hacerle entender si el proyecto será alcanzable o no. En caso de que refleje que efectivamente el proyecto es irrealizable, siempre es mejor saberlo cuanto antes, ¿verdad?

 

¿Qué otro factor consideras clave en la gestión de un proyecto?

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